Etika Yang Betul bersama Wedding Planner - PART I (Persediaan)

Hello u olls semua.  Seperti yang dijanjikan,  akak pun menulis artikel ini untuk u olls semua.  Memandangkan u olls semua ramai yang dah bertunang-tunang sejak dua menjak ni.  Dan sekarang pastinya u olls tengah gelabah nak pikir pasai wedding u olls itu.  Sudah menjadi amalan biasa untuk we olls wanita bekerjaya untuk melantik seorang wedding planner sebab kalau kita nak aturkan semuanya haruslah kita akan merasa penat di kemudian hari.

Sebelum itu,  better i olls terangkan definasi wedding planner yang sebenarnya. 

Mengikut kamus Jumie Samsudin versi 2010,  cetakan 5.25;  wedding planner bermaksud orang yang bertanggungjawab untuk menguruskan perkahwinan anda mengikut apa yang telah dipersetujui oleh kedua-dua pihak.  Namun skop tugas dan tanggungjawab seorang wedding planner itu termaktub kepada amanah yang diperturunkan oleh si pengantin.  Sama ada nak semua proses persiapan perkahwinan atau hanya beberapa aspek sahaja seperti baju dan pelamin. 

Seseorang wedding planner itu tak semestinya seorang make up artist.  Jangan samakan wedding planner macam mak-mak andam zaman dulu kala okay?  Kebiasaannya,  seorang wedding planner merupakan seorang make up artist pada dahulu kala.  Tapi ada juga wedding planner yang terdiri daripada pereka pelamin,  event manager atau caterer.  So jangan samakan wedding planner dengan make up artist okay.

Etika Yang Betul bersama Wedding Planner - PART I (Persediaan)

1. RESEARCH Sebelum membuat temujanji,  yang penting sekali u olls kena membuat research tentang wedding planner itu.  U olls boleh dapatkan maklumat tentang wedding planner melalui sesawang Fotopages, Blogspot atau Facebook atau Website or Minisite.
   
   
2. PORTFOLIO  Membuat rujukan pada majalah atau apa saja portfolio wedding planner tersebut.  Selalunya wedding planner akan letakkan portfolio they olls dalam laman web / blog mereka sendiri.  Ini adalah kerana pengiklanan cara ini lebih murah dan meletops.  Kalau nak masok majalah mungkin mahal u olls.
   
   
3. TANYA KAWAN KAWAN U olls jugak boleh bertanya kengkawan yang penah mengambil perkhidmatan wedding planner tersebut sebelum ini atau mungkin penah menghadiri majlis perkahwinan kengkawan yang mendapatkan perkhidmatan wedding planner tersebut.  Gunakan peluang untuk bertanya serba sedikit pada pengantin tersebut atau kalau berkesempatan pada wedding planner yg hadir pada masa majlis tersebut. (Amat penting juga melihat hasil kerja secara overall looks pelamin, dekorasi keseluruhan mahupun mekap dan pakaian).
   
   
   
   
   
4. BACA FLYERS U olls jugak boleh mendapat info daripada callcard atau flyers atau brochures yang disediakan oleh wedding planner samada pada majlis tersebut atau di premis perniagaan mereka.
   
   
5. SENARAI PENDEK WEDDING PLANNER PILIHAN Setelah melihat semua wedding-wedding planner yang ada,  u boleh membuat senarai pendek yang mana u olls nak pergi jumpa buat appointment dan yang mana rasanya tak relevan untuk jumpa.  Kerelevenan ini bergantung kepada status diri anda dan status wedding planner itu. 
   
   
   UKUR BAJU PADA BADAN SENDIRI Sebagai contoh yang telus,  kalau u olls mempunyai bajet below RM5000 untuk whole wedding janganlah berangan nak berjumpa dan membuat appointment dengan orang-orang seperti Arma Abdul Rahman atau  Nas Great Ideas.  Faham kan maksud akak ini? Tak salah nak berjumpa.  Tapi sekadar berangan la. 
   
   
   PILIH WEDDING PLANNER YANG DEKAT Selain itu,  tengok jugak kepada lokasi.  Kalau u olls orang Penang better amik wedding planner area Penang.  Sebab kalau u olls nak import wedding planner Kuala Lumpur seharusnya u olls kena consider segala prices untuk pengangkutan they olls ke sini. 
   
   
   
6. BUAT SENARAI PERKHIDMATAN YANG DIINGINKAN Selepas membuat senarai pendek wedding-wedding planner pilihan u olls.  U olls boleh start membuat senarai perkhidmatan perkahwinan yang u olls perlukan dan inginkan.  Disini akak sediakan fail excel yang buleh u olls download untuk rujukan u olls. Untuk download,  sila click sini.  Belanja Kahwin Jumie Samsudin.  Kalau tak dapat u olls boleh emel dan mintak kat akak di alamat emel akak jumiess@gmail.com.  Senarai ini amat meletops u olls.  Kalau ada apa-apa nak tambah,  u olls boleh tambah dan edit sendiri okay. Melalui senarai ini jugak,  u olls senaraikan apa yang u olls nak bagi wedding planner handle dan apakah yang u olls boleh handle sendiri.
   
   
   
7. BUAT SENARAI SOALAN.  Buat senarai soalan yang u olls nak tanya kat wedding planner nanti.  Yelah,  u olls maybe baca kat website dia lain.  Tapi bila jumpa dia tanya dia sendiri,  mungkin u olls akan faham dengan lebih bagus.  Jenis-jenis soalan yang u olls nak tanya ini terpulang kepada u olls.  Jangan takut bertanya.  Sebab orang yang takut bertanya akan sesat jalan. 
   
   
8. ANGGARAN BAJET Selepas ada senarai perkhidmatan yang diperlukan,  u olls sudah boleh membuat budget yang berpatutan dan termampu untuk pakej yg dikehendaki.  Ini paling penting la u ollls!!  Tak kisah daripada mana asal usulnya bajet u olls itu, simpanan sendiri,  pinjaman dari Bank Rakyat,  mak bapak bagi,  duit wasiat,  atau apa sekalipun. 
   
   Sebagai contoh,  senarai perkhidmatan yang u olls nak mintak wedding planner buat adalah seperti berikut  :
   a)  make up
   b)  pelamin
   c)  baju sanding
   d)  hiasan dewan
   e)  meja pengantin
   f)  kek pengantin
   
   JANGAN BAGITAU BAJET YANG SEBENAKNYA Dan bajet yang u olls boleh peruntukkan untuk kesemua perkara ini adalah RM4000.  Tapi nanti jangan bagitau kat wedding planner i ada bajet cukup-cukup RM4000 terus!  Bagitaulah RM3500 dahulu.  Itu biasa la.  U olls kena la pandai berpolitik jugak.  Mana tau u olls boleh dapat very good business opportunity dengan wedding planner di bawah bajet yang u olls ada. 
   
   Lepas tu nanti u olls akan persembahkan kepada wedding planner.  Macam mana?  Nanti kita akan bincang dalam topik kedua.
   
   
   
   
   
9. TEMUJANJI Temu janji adalah amatlah penting sekali.  Marilah kita semua beramai-ramai menghindari dan mengurangkan tradisi pengantin 90-an yang mai kedai pengantin secara 'serbu'.  Ini adalah kerana,  kalau u olls tak buat temujanji besar kemungkinan u olls tak dapat jumpa dengan wedding planner itu sendiri.  Kat butik dia hanya ada pekerja-pekerja nya saja.  U olls boleh tanya macam-macam dari pekerja,  tapi seperti DISKAUN dan SPECIAL PRICE?  U tetap kena jumpa tauke?  Kan?
   
   WEDDING PLANNER BOLEH BERSEDIA  Selain itu,  kalau u olls membuat temujanji,  wedding planner akan menjadi lebih bersedia sebelum bertemu u olls.  Dia maybe akan membuat sedikit preparation khas untuk u olls.  Contohnya,  u olls adalah pengantin agam?  So dia dah buleh buat sketching dan senarai gambar-gambar pengantin agam yang dia dah pernah uruskan sebelum ini.  Kan?
   
   BOH LAYAN Satu lagi fakta yang penting tentang temujanji ialah,  kalau u olls just walk-in besar kemungkinan masa u olls datang itu,  si wedding planner adalah sangat busy melayan para customer yang lain.  So u olls semua jangan la berasa pereng dan tuduh we olls tak mau layan!!  Sapa suruh u olls serbu-serbu ja noks. 
   
   U olls boleh membuat temu janji melalui telefon atau emel.   
   
   
10. MEMBUAT TEMUJANJI Bersiap sedia dari segi mental, budi bahasa dan sebagainya sebelum membuat panggilan telefon mahupun ketika berurusan dengan wedding planner tersebut.  Akak sebagai make up artist pun telah menerima pelbagai dan macam-macam jenis panggilan telefon dari customer yang nak buat tempahan atau appointment for discussion.  Selalunya yang called ni adalah pengantin itu sendiri. 
    
    BAHASA MENUNJUKKAN BANGSA  Ada yang takut-takut,  ada yang SUPER EXCITED,  ada yang blur,  ada yang sangat relaks dan profesyenel.  Relaks dan profesyenel ni la yang kita nak carik.  Ingat ya puan puan sekalian,  bahasa menunjukkan bangsa.  Kalau u  olls bercakap pun tertib dan sopan haruslah orang akan terus terdetik dan kata "Perempuan ni mesti kerja bagus-bagus ni dan berpelajaran."  Kan? 
    
    So akak sediakan dialog cara (telefon) antara seorang customer dan wedding planner.  U olls boleh jadikan contoh. 
    
    CONTOH PERBUALAN YANG BAIK.  RINGKAS DAN MESEJ SAMPAI.
    
    Cik Customer  :  Hello assalamualaikum,  boleh saya bercakap dengan Kak Lisa.
    Lisa Romantis : Wasalam.  Ya saya bercakap.
    Cik customer :  Saya Cik Customer.  Saya berminat nak jumpa Kak Lisa dan bincang pasai wedding saya.  Are u free hari Rabu ni?
    Lisa Romantis : Terima kasih.  Boleh.  Hari Rabu ya?  Okay pukul berapa?  Akak bukak kedai dari 11 pagi hingga 9 malam.
    Cik Customer  : Kalau boleh kita jumpa 6pm.  Akak free tak?
    Lisa Romantis  : Yes,  akak free.  Confirm ye.  Ni no telefon u ke ni? 
    Cik Customer : Ini no telefon office saya.  Nanti saya SMS no telefon saya kat akak ye.  
    Lisa Romantis : Okay.  Thanks.  Nanti apa-apa akak akan called awak ye.
    Cik Customer  : Thanks akak.  See u.  Assalamualaikum.
    Lisa Romantis : Wasalam.  Terima kasih awak jugak. 
    
    
11. JANGAN CALLED MALAM BUTA  Kalau boleh nak called tu biarlah waktu-waktu yang munasabah dan berpaktutan.  The best time u olls nak call ialah waktu pejabat iaitu 8.00 am sampailah 5.00 pm.  Tapi as wedding planner,  i think up to 9pm tu masih okay lagi.  Janganlah called 11.45pm dan expect we olls nak menjawab telefon u olls itu dengan cara yang sopan.  We olls pun nak feeling-feeling dengan personal life we olls.  Tiba-tiba malam-malam u olls called and we olls terpaksa pikiak kerja?  So ingat ye.  Nak call jangan time kronik.  Tapi pada pendapat akak,  kalau yang malam-malam tu.  SMS sudah lah.  If nasib baik,  the wedding planner akan reply.  Kalau tak u olls tunggu la esok dia reply ya. 
    
    
12. GENTLE REMINDER U olls boleh buat temujanji sebulan atau beberapa minggu awal dan beberapa sebelum temujanji,  u olls bolehla SMS gentle reminder tentang temujanji u olls itu.  Maklumlah,  wedding planner ni busy doplohpatjam.  Macam-macam nak kena pikir okay.  U olls boleh sms "Abang Nan,  jangan lupa ya temujanji kita Sabtu ni jam 4pm at you butik,"  Kan? 
    
    
    JANGAN REMIND SETIAP HARI Tapi jangan call each and everyday!! "Jangan lupa ya temujanji kita 21 hari lagi!"  "Jangan lupa ya temujanji kita 20 hari lagi!"
    
    Akak pernah dapat macam ni okay.  Akak terus tanya balik kat orang tu.  "Kenapa u olls nak remind everyday,  u olls tak percaya akak ke?".  So customer pun cakaplah they olls takut akak lupa.  Akak pun nak carik makan u olls.  Takkan la akak nak buat buat lupa dan tabur pasiak dalam periuk nasik akak u olls.  So sama-sama la kita pikir okay?  U trust me u take me.  U dont trust me,  u amik orang lain!

Mesej penting ini dibawakan kepada anda daripada wedding -wedding planner yang berpengalaman seperti berikut  :

Adnan Jaafar from Tamariz Weddings & Deco

Lisa Isaac from Romantis Studio

Razzi Musa from Jemari Touch

Nazzib Samad from The Bridal Department by NazzibsamaD