Etika Menulis Email

U olls! Sapa kat sini pernah dapat email yang annoying?  Sebab sekarang ni boleh kata kita SEMUA buat apa pun tak payah tulis tulis surat formal dan tak formal dah.  Email dah menggantikan semua surat murat itu.  Sama ada untuk agenda formal atau tidak,  apa yang tertulis dalam email dah boleh disahkan dalam macam-macam proses dan urusan harian kita sama ada dengan boss,  kawan sepejabat,  kawan dari pejabat lain,  client,  supplier dan macam-macam lagi.

Disebabkan kita semua tidak diajar cara-cara dan etika menulis email masa kat sekolah dulu,  oleh itu tak over kalau akak katakan 95% daripada orang Melesia ni tak tau menulis emel.  (OVER KAN KAKAK PUNYA STATISTIK?).  U olls! Bukannya soal tak tau guna emel ke apa.....bukan susah.  U olls semua tau kan.  Click sana click sini saja.  Apa yang akak concern ialah u olls ni semua kebanyakannya tidak tau etika yang betul untuk menulis emel.

Akak tak nafikan,  ada dalam kalangan kita semua baru saja didedahkan dengan emel-emel dan internet ni.  So kita sedikit terbelakang dalam perkara ni semua.  Tapi ini tidak bermakna u olls terus bersikap tidak mau ambil tau dan tak amik tindakan apa-apa pun.

Siriesly,  akak tak mau membebel lagi.  Di sini,  akak nak kongsi dengan u olls semua etika-etika yang betul dalam menulis emel.  Hope u olls semua read it and practic it.  Dah lepas tu,  sila RT,  Share kat Facebook u olls semua bagi kawan-kawan u olls semua baca.  Dengan harapan,  kita semua jadi rakyat Melesia yang mempunyai etika yang baik dalam menulis email.

1. Alamat emel yang munasabah
   Inilah yang paling akak nak tekankan sekali.  U olls semua!!  Bila u olls nak buat email.  Make sure u olls gunakan sepenuh-penuh akal dan fikiran u olls dalam memilih ID atau alamat emel u olls.  Macamlah nak memilih nama anak,  mesti kita nak bagi nama yang elok dan ada makna yang baik.  Untuk emel pulak,  mestilah alamat emel yang rasanya kita tak akan malu kalau nak emel kat Tun Dr.  Mahathir.
   
   Bayangkan u olls email kat Tun Dr.  Mahathir dengan alamat u olls iaitu "gurlypinky2020@ymail.com" atau "sexyboi_00@hotmail.com" "makayam@gmail.com" 
   
   HEY!!  Please wake up u olls.  Akak tak tau la for what ever reason budak-budak suka la nak mereka nama emeil yang pelik-pelik dan memalukan.  Lebih memalukan lagi kalau alamat emel itu u olls gunakan sebagai contact details dalam resume nak apply kerja dengan Jabatan Perkhidmatan Awam.  U olls rasa orang nak hire ka pekerja yang emailnya "poyyo89@yahoo.com.my"  "kent_mafiaganu@yahoo.com"
   
   So please,  take your time buatlah email account baru dengan alamat email yang nampak high class sikit.  Contohnya macam akak "jumie_samsudin@yahoo.com" atau "jumiess@gmail.com" atau "jumizah@usm.my".  Cewah!! Tetap nak promo diri kan?  Dulu akak masa muda-mudi buat emel bertajuk jumiekusayang@hotmail.com! HAHAHAH BODO!
   
   
   
2. To :  CC : dan BCC :
   
   To: 
   Ruang kosong tepi To: ialah ruang yang kita akan tulis alamat emel yang kita nak send emel kita tu.  Kita boleh tulis 1 emel.  Atau 10 emel.  Tapi jangan banyak sangat.  Nanti u olls kena detect sebagai spammer.
   
   Cc: 
   Cc maksudnya bukan Canteknya Carkmerrr!  Haa...Cc bermaksud iaitu carbon copy.  Ataupun dalam bahasa Melayu salinan karbon.  Yolah,  sebelum adanya computer dan mesin fotostet,  orang kalau nak buat salinan surat ke apa guna salinan karbon la.  Ingat tak masa kita sekolah rendah,  cikgu cikgi kita gigih tekap kertas karbon sebab nak buat soalan untuk kita.  :)  Tangan depa semua nanti jadi biru-biru.
   
   So,  ruang Cc : tu u olls boleh masukkan alamat emel orang lain yang u olls nak bagitau juga benda yang sama.  Orang itu tak semestinya berkenaan atau perlu buat apa-apa tindakan dari emel itu.  Just sebagai makluman.  Cc : jugak bagus kalau u olls letak alamat sendiri dan u olls boleh dapat emel tu balik dan simpan dalam folder u olls.  Akak selalu buat cam tu. 
   
   Bcc :
   Bcc pulak bermaksud "blind carbon copy".  Yang ni tricky sikit akak nak explain,  tapi yang senangnya ialah if u letak alamat emel sapa-sapa kat Bcc tu,  orang yang dapat emel yang sama kat To: dan Cc: takkan tau!!  Hanya Bcc saja tau.  Faham?
   
   
   
3. Subject Emel :  Pengenalan Kepada Pembaca
   Subject (perkara) ialah pengenalan ringkas yang kita boleh tulis so that penerima emel tu boleh tau sedikit tentang emel yang kita nak hantar tu.  Sebagai contoh,  akak nak emel kat u olls semua tentang tarikh perkahwinan akak.  So subject nya "Tarikh Perkahwinan Jumie dan Khafi"
   
   Akak pernah dapat satu student akak ni,  dia tulis kandungan emel kat bahagian subject.  Contohnya,  Subject : kak jumie......ini surat penolakan praktikal saya dah buat sila cek.  Aiiyoooo....salam takder,  apa pun takder.  Tiba-tiba terus bagi akak arahan.  Sabar dek non.  Patutnya u olls tulis
   Subject perlulah ringkas tapi boleh merangkumi keseluruhan maksud emel itu.  Macam nak bagi tajuk kepada filem yang kita buat la.
   
   
   
4. Salutation
   Salutation yang standard digunakan dalam emel-emel bahasa Inggeris ialah Dear Sir / Madam,  atau Dear ___ (diikuti dengan nama seseorang itu). 
   
   Bagi penulisan surat rasmi dalam Bahasa Malaysia pula,  kita selalunya menggunakan salutation mengikut pangkat seseorang itu sama ada Tun /  Tan Sri / Dato' / Datin /  Tuan / Puan / Saudara / Saudari.  Tapi u olls juga kena peka kalau seseorang itu mempunyai pangkat yang berkenaan dengan jawatan beliau seperti Profesor,  Dr. ,  Kapten,  Sarjan.  Semua tu penting u olls.  Kalau u olls tak sure,  please Google.  Dalam Google boleh dapat semua info.  Tapi kalau u olls tulis kat kawan-kawan biasa seperti akak,  boleh jer tulis "Kepada Kak Jumie"  atau "Dear Jumie".
   
   Salutation juga adalah amat penting untuk gambaran awal kepada penerima emel sama ada kita hormat dia ka tak!  Kalau dia emel macam ni u olls rasa apa perasaan dia "DEAR POMPUAN TAK GUNA!" Haaaa sendiri mau tau.
   
   
   
5. Ayat yang Ringkas dan Padat
   Emel dicipta untuk memudahkan dan meringkaskan kerja seharian kita.  Oleh sebab itu,  dengan adanya internet dan emel jarak yang beribu batu jauhnya rasa macam sekentut bau dekatnya.  Begitu juga dengan penulisan emel.  Walaupun tidak ada sesiapa pun yang akan murka kalau u olls tulis secara panjang lebar dan berbunga-bunga cinta,  tapi lebih afdal kalau penulisan itu diringkaskan tapi mudah difahami dan mesej sampai.
   Ayat emel yang baik juga boleh memberikan pelbagai imej kepada personaliti kamu.  Sama ada kamu ni seorang yang profesional,  matang,  educated atau sebaliknya.
   
   

   Contoh ayat baik :
   
   Dear Kak Jumie,
   Terima kasih untuk surat yang telah disediakan.  Wish me luck.

   
   

   Contoh ayat tak baik  :
   
   Kak Jumie,
   TQ~~ :)) Gilerrrr arrrr syer rs best sgt ni!

   
   
6. Pemerengganan
   Jangan lupa buat perenggan.  Kalau anda nak nampak profesyenel dan tidak mencuba untuk menjulingkan pembaca emel u olls,  so better belajar untuk buat pemerengganan.
   
   
   
   
7. Check ejaan
   Setiap kali before send emel,  make sure baca sekali atau dua kali.  Kenal pasti kesalahan ejaan,  tarikh,  masa,  lokasi yang kamu dah type.  Kalau kamu tulis,  Sabtu,  13 Mac 2011.  Walaupun dah cun-cun nampak macam betul.  Tapi boleh bikin confuse gila-gila.  Sebab 13 Mac jatuh hari Ahad.  Bukannya Sabtu.  So event tu Sabtu ka Ahad?  Haaaaaaaaaa!  Saya selalu membuat kesalahan ni.  Tapi saya sentiasa akan berusaha untuk elakkan perkara ini dari berlaku lagi. NEKAD.
   
   Satu lagi akak nak tegaskan di sini,  kalau u olls nak emel please jangan guna short form yang u olls selalu gunakan dalam SMS!  Bukannya kalau u olls pendekkan emel boleh kurangkan caj internet kan? Lagi satu bak kata AnwarHadi,  jangan la duk guna ejaan budak-budak sekarang suka pakai ni semua.  Seperti sayer,  aq,  bl,  yg,  sdg,  akn,  ambl,  dftar,  ....semua ni u olls boleh guna pakai dalam SMS.  But not in emel.  Especially kalau nak emel untuk perkara yang formal seperti kepada pensyarah atau bakal majikan kamu.
   
   
   
   
8. Pilihan tetapan font
   Kita boleh memilih dan menetapkan font untuk emel kita dalam email setting.  Pilihlah jenis dan size font yang kemas,  mudah dibaca dan nampak korporat.  Contohnya Times New Roman,  Arial dan Verdana.  Size font juga jangan terlalu besar dan terlalu kecil.  Kalau terlalu kecil,  nanti kita susah nak baca.  Dan last sekali,  maybe penerima emel tak mau baca langsung.  Kalau terlalu besar nanti pembaca ingat awak ni perli nak kata dia dah tua dan buta! 
   
   
   
   
9. Jangan BOLD
   Kalau kamu BOLD tulisan kamu dalam ayat ini menunjukkan yang kamu nak tegaskan perkara itu.  So BOLDkan ayat itu bila perlu sahaja.  Kalau BOLD lebih-lebih orang akan kata KAMU MARAH pulak.
   
   
   
   
10. CAPs LOCK
    Caps Lock atau HURUF BESAR DALAM SEMUA AYAT juga boleh menyebabkan kami pening nak baca.  Selain itu,  HURUF BESAR juga membawa maksud yang kamu menunjukkan perasaan marah pada ayat kamu tu.
    
    
    
    
11. Jangan Merahkan tulisan
    Satu lagi cara tak sopan dalam penulisan emel yang menunjukkan yang awak marah dan tak suka kepada penulis ialah memilih warna merah kepada font awak.  Please elakkan.  Guna warna hitam sudah.
    
    
    
    
12. Koma,  noktah,  Tanda seruan!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
    Inilah satu penyakit yang wujud dalam penulisan anak-anak muda zaman sekarang.  Kalau boleh semua tempat nak letak koma,  noktah,  tanda seruan,  tanda soal dan macam-macam tanda lagi. .,?!-^`'" kalau boleh bukan nak letak sekali.  Tapi sebanyak kali yang boleh.  Hopefully awak buang la tabiat meletakkan tanda-tanda ini secara berlebihan dan letaklah ditempat yang diperlukan sahaja.
    
    
    
13. Signature Lambang Profesyenelisme dan Peribadi Anda
    U olls tau tak yang u olls boleh tetapkan signature pada setting email u olls. Selalunya orang akan masukkan info nama,  jawatan ,  syarikat / jabatan,  contact details,  website atau alamat,  dan macam-macam lagi.  Ada juga yang akan sisipkan kata-kata hikmah dari tokoh-tokoh ilmu,  atau cogan kata syarikat.  Semua itu penting memberi imej yang penting kepada diri awak yang sebenarnya.  Tapi lebih simple lebih bagus.  :)

So far,  inilah yang akak sempat share dengan u olls.  Sekian,  wasalam.  Dengan ini,  saya nak bagi latihan kepada anda semua.


Arahan latihan menulis emel :

Tuliskan emel kepada Jumie Samsudin (jumie_samsudin@yahoo.com) memberitahu yang kamu menerima sebuah bungkusan

Yang benar,
Jumie Samsudin

Disertakan beberapa gambar untuk panduan u olls.  Ini adalah contoh-contoh emel yang akak selalunya terima daripada pelajar-pelajar Sains Kemasyarakatan.  Ada yang baik :) Ada yang perlu diperbaiki.  Akak rasa sapa-sapa yang berkenaan tu,  silalah take action tentang perkara ini ya.  Tak guna kalau boleh tulis thesis seberat 4 kilo tapi nak tulis emel pun tak tau etika yang betul.

Click on the picture for larger view.

Ini ialah contoh emel kosong.  Yang belum diisi dengan apa-apa maklumat lagi.  Sila tengok kat number yang akak buat.  Sebab akak dah bagi details sebelumnya.

Click on the picture for larger view.

1. First of all,  emel ni tiada subject sebab tu dia tulis [No Subject].  
2. Pastu,  dia tulis To : alamat emel akak,  then dia Cc kat alamat email akak lagi.  
3. Pastu salutation tu bagus,  cuma ejaan semuanya huruf kecil.  Masa sekolah rendah lagi kita dah belajar kan?  Kat mana nak guna huruf kecil dan huruf besar?  Siti Maryam kena belajar guna keyboard ni. 
4. Pastu kenapa banyak sangat ............(noktah).  Ini bukan penulisan novel atau belog deknon.  
5. Pastu emel ni takdak pun dia tulis ucapan penutup.  
6. Takder alamat yang boleh kita hubungi dia balik.  So tak cukup informasi.  Kalau kita nak orang tolong kita,  kita kena la bersungguh-sungguh nak bagi informasi.  Walaupun kita tak tau apa yang dia (Kak Jumie) nak,  tapi at least bagilah basic information kamu sebagai seorang pelajar USM.  Of course nama penuh,  no matrik,  No KP,  Major,  Minor,  dan no telefon. 

Click on the picture for larger view.

1. Again,  tiada subject.  Tapi awak tulis subject kat dalam emel.  
2. Ejaan awak semua huruf kecil.  
3. Dan awak guna shortform.

Click on the picture for larger view.

1. Before nak send emel,  make sure alamat tu betul.  Ataupun make sure emel yang kamu hantar tu akan terus sampai kat penerima.  Kalau awak emel kat alamat emel Yahoo Group,  maknanya semua orang dalam Yahoo group tu akan baca lah.  Cut and paste la sayang alamat emel akak berlambak kat thread di bawah tu.
2. Yang lain-lain tu macam kesalahan di atas.

Okay yang dua di bawah ni memang dua contoh emel yang baik dari dua orang pelajar Soc Sc,  sorang tu Yee Xuan pelajar tahun I dan satu lagi Muthu,  pelajar master.  Akak letak kat sini sebagai contoh untuk u olls semua.  Ayat short but clear,  ejaan takder shortform-shortform,  ada subject,  ada salutation,  ada signature,  informasi penuh,  AKAK BACA PUN RASA MACAM SEMANGAT NAK REPLY!!!!!!!!!!!

 Click on the picture for larger view.

 

Click on the picture for larger view.

Sekian sahaja dahulu informasi yang akak nak share dengan u olls hari ini.  Selamat beramal.